TanggunJawab First Line Manager (manajer Lini Pertama)

brought to you by Sumber Ilmu-Sumber Kearifan

(Apa Yang Diharapkan oleh Atasan dan Bawahan)

Manajer Lini Pertama (supervisor/ kepala kelompok/team leader dsb) mempunyai beberapa tanggung jawab kepada orang-orang disekitarnya seperti bos nya sendiri, anak buahnya, atau dari dirinya sendiri – tentang apa yang mereka harapkan dari dia sebagai seorang manajer lini pertama.  Berikut ini daftarnya:

Apa yang diharapkan oleh pimpinan diatasnya  :

·       Tugas dan proyek diselesaikan tepat waktu dan tepat anggaran

·       Selalu mengetahui informasi tentang perkembangan di bagiannya dan juga setiap masalah yang timbul di bagiannya.  

·       Menyampaikan pendapat kepada atasan jika menilai atasannya salah atau kurang tepat (jangan diam saja).

·       Mempertahankan posisi pimpinan/organisasi saat berbicara dengan anak buahnya

·       Menyaring dan mengkomunikasi informasi yang sesuai kepada anak buahnya agar mereka mengetahui gambaran besarnya

·       Selalu mencari cara agar lebih efisien

Apa yang diharapkan oleh anak buahnya:

·       Menetapkan standar/target yang realistis

·       Memberikan feedback yang seimbang termasuk penghargaan dan pengakuan terhadap usaha dan pencapaian yang telah dilakukan oleh anak buah

·       Berlaku adil dan masuk akal terhadap semua anak buah. Tidak ada anak emas

·       Menyediakan pelatihan dan pengembangan yang diperlukan

·       Selalu memberikan informasi kepada anak buah tentang kemajuan dibandingkan dengan jadwal yang telah ditentukan, dan aspek-aspek lain yang terkait dengan pekerjaan mereka

·       Melibatkan mereka dalam pengambilan keputusan yang sesuai

·       Memahami kebutuhan  dan motivasi anak buah serta kondisi yang membuat mereka puas

·       Mendengarkan dan berempati secara tulus

·       Memberikan alasan untuk setiap keputusan dan kebijakan

·       Mewakili pandangan, ide, dan perasaan mereka dihadapan otoritas yang lebih tinggi

·       Memelihara linkungan kerja yang aman dan nyaman

 

Dari dirinya sendiri:

·       Menjadi teladan yang positif / Be a positive role model

·       Memenuhi juga standar yang dia minta anakbuahnya memenuhinya

·       Mengenali, dan jujur tentang hal-hal yang masih harus dikembangkannya (kekurangannya) dan mencari bantuan dari orang lain

·       Mengakui bahwa dia tidak dapat mengerjakannya seorang diri semuanya

·       Menyadari bahwa dia disini tidak untuk disukai

·       Memelihara keseimbangan hidup (tahu batas kerja)

·       Berbicara bila terjadi ketidakadilan

brought to you by Sumber Ilmu-Sumber Kearifan

Kakak Beradik dan Angsa

brought to you by Sumber Ilmu-Sumber Kearifan

Dua kakak beradik bekerja untuk ayah mereka di pertanian keluarga. Si Adik telah beberapa tahun telah diberi tanggung jawab dan hadiah yang lebih besar daripada kakaknya. Suatu hari si kakak meminta ayahnya menjelaskan mengapa.

Sang ayah mengatakan, "Pertama, pergilah ke peternakan Karto dan cari tahu apakah mereka memiliki angsa untuk dijual - kita perlu untuk menambah persediaan kita."

Si kakak segera kembali dengan jawabannya, "Ya mereka memiliki lima angsa dan mau menjual kepada kita."

Ayahnya kemudian berkata, "Bagus, coba tanyakan kepada mereka berapa harganya."

Si kakak pergi dan kembali dengan jawabannya, "Harga angsa itu Rp 10 ribu seekornya."

Sang ayah berkata, "Bagus, sekarang tanyakan apakah mereka bisa mengirimkan angsanya besok."

Iapun pergi lagi dan kembali dengan jawabannya, "Ya, mereka mau mengirimkan angsa mereka besok."

Si Ayah meminta si kakak untuk menunggu dan mendengarkan, dan kemudian memanggil si adik yang sedang berada di sawah, "Pergilah ke  ladang pak Darto dan cari tahu apakah mereka memiliki angsa untuk dijual - kita perlu untuk menambah persediaan kita."

Si Adik segera pergi dan kembali dengan jawabannya, "Ya, mereka memiliki lima angsa dengan harga Rp 10 ribu seekor, atau untuk sepuluh angsa dyjual seharga Rp 8 ribu seekor, dan mereka mau mengirimnya besok - Saya minta mereka untuk mengirimkannya lima kecuali kita membatalkannya dalam satu jam ini. Dan saya setuju jika kita ingin menambah lima angsa lagi kita bisa membelinya dengan Rp 6 ribu seekor. "

Sang ayah berbalik kepada anak yang lebih tua, yang menganggukkan kepalanya penuh apresiasi - ia sekarang menyadari mengapa saudaranya diberi tanggung jawab dan hadiah lebih besar.

brought to you by Sumber Ilmu-Sumber Kearifan

Tugas dan Tanggung Jawab Supervisor

Dalam organisasi, seperti halnya manajer madya maupun manajer puncak, supervisor memiliki tugas yang sama yaitu:

• Merencanakan kegiatan (planning)
• Mengorganisasikan kegiatan (organizing)
• Menyiapkan orang yang akan melaksanakan kegiatan (staffing)
• Mengarahkan proses pelaksanaan kegiatan (directing)
• Mengendalikan perkembangan pelaksanakan kegiatan (controlling)

Adapun yang membedakan antara supervisor, manajer madya dan manajer puncak adalah besarnya ruang lingkup tanggung jawab dalam pelaksanaan tugas itu.

Perbedaan cakupan tanggung jawab tersebut dapat ditunjukkan dalam gambar di bawah ini:

Tugas-tugas tersebut diatas biasa disebut sebagai tugas Manajerial. Tugas-tugas manajerial pada dasarnya merupakan alat untuk melakukan berbagai kegiatan. Beberapa kegiatan yang menjadi tanggung jawab seorang supevisor adalah:

• Memproduksi barang atau jasa (production)
• Mempertahankan dan meningkatkan mutu hasil kerja dan mutu suasana kerja (quality)
• Mengendalikan biaya operasional agar harga produk tetap bersaing (cost)
• Mengembangkan cara kerja yang sederhana, mudah, sistematis, fleksibel dan adaptabel yang mampu mendukung terwujudnya hasil produksi yang bermutu tinggi, cepat dan murah (methods)
• 
  
• 
  
• Mengupayakan dan mempertahankan semangat kerja yang tinggi dan suasana kerja yang harmonis (morale)
• Mengembangkan pengetahuan dan keterampilan kerja anak buah (training)
• Menekan seminimal mungkin resiko kerusakan dan kecelakaan di tempat kerja (safety)
• Menjaga dan memelihara lingkungan hidup (environment)

Keterkaitan antara tugas manajerial dan tanggung jawab utama seorang supervisor dapat digambarkan sebagai berikut:

Jadi jelas bahwa tugas-tugas sepervisor yg meliputi Planning, Organizing, Staffing, Directing dan Controlling menjadi lampu sorot yang menerangi jalannya kapal organisasi agar Produksi, Mutu, Biaya, Metode, Suasana Kerja, Pelatihan, Keselamatan Kerja dan Lingkungan yang menjadi Tanggung Jawabnya dapat tercapai dengan baik.

Posisi, Peran, Tugas dan Tanggung Jawab Supervisor/Manajer

  Dunia industri dan bisinis saat ini semakin menghadapai persaingan yang bukan main keras dan ketatnya. Konsumen semakin hari semakin pintar san memiliki banyak pilihan atas barang maupun jasa yang akan dibelinya. Dan mereka semakain sadar terhadap mutu produk yang mereka inginkan dan karenanya semakin menuntut, rewel dan tidak kompromi. Organisasi bisnis dihadapkan pada situasi yang paradoksal yakni harus mampu menghasilkan peroduk yang LEBIH BERMUTU, LEBIH CEPAT DAN LEBIH MURAH!

Bagi perusahaan yang dapat memenuhi tuntutan tersebut, era kompetisi bukan merupakan ancaman, melainkan sebuah peluang. Mereka mendapatkan 'Lautan Biru" yang tenang dan nyaman. Sedangkan bagi yang tidak dapat memenuhi tuntutan itu mereka akan terjerumus dalam "Lautan Merah" yang berdarah-darah bertarung dengan sekuat tenaga demi mendapatkan sedikit keuntungan, bahkan tidak jarang hanya demi mempertahankan hidup - survival. Cepat atau lambat mereka akan ditinggalkan konsumen, karena tidak bisa memenuhi tuntuan konsumen yang semakin demanding.




Nah, keberhasilan perusahaan dalam mewujudkan prestasi kerjanya untuk memenuhi perubahan tuntutan itu tentu sangat bergantung pada kemampuan kerja para supervisor dan manajer, disamping sikap yang hendaknya cepat tanggap terhadap tanda-tanda perubahan zaman!

Topik yang akan dibahas:

• Posisi Supervisor
• Tugas dan Tanggung Jawab Supervisor
• Keterampilan Manajerial
• Analisis Keterampilan Manajerial
• Peran Supervisor/Manajer
• Umpan Balik
• AnalisisPengembangan Diri

Klik masing-masing butir diatas untuk membacanya.

Petani dan Anak Lelaki

Cerita yang banyak digunakan ini sering dikatakan seolah-olah kisah nyata. Padahal jelas tidak. Ini adalah legenda perkotaan, tetapi meskipundemikian, cerita tersebut mengandung  pelajaran  besar  dan sangat inspirasional.

Fleming adalah seorang petani miskin. Skotlandia. Suatu hari sewaktu kerja di ladang ia mendengar jeritan minta tolong. Mengikuti suara itu,Fleming sampai di sebuah rawa yang dalam, di mana  seorang  anak  laki-laki terjebak hingga dadanya, berteriak dan tenggelam.  Petani Fleming mengikat  tali di pinggang sendiri dan ujung lainnya ke pohon, dan masuk ke rawa. Setelah perjuangan berat di mana tampaknya  mereka berdua akan binasa, petani yang kelelahan itu berhasil menarik tubuhnya dan anak itu selamat. Dia membawa anak itu kembali ke rumah pertanian, di mana  Nyonya Fleming  memberi makan dia,  mengeringkan pakaiannya, dan ketika yakin ia telah pulih, mengantarkannya pulang.

Keesokan harinya sebuah kereta tiba di rumah pertanian Fleming yang sederhana. Seorang pria  berpakaian rapi keluar dan memperkenalkan dirinya sebagai ayah dari anak yang telah diselamatkan  Fleming. "Anda telah menyelamatkan hidup anak saya," kata pria  kepada  Fleming,"Bagaimana saya bisa membalas Anda?"

"Saya tidak ingin pembayaran," jawab Fleming, "Siapa pun akanmelakukan hal yang sama."

Pada saat itu, anaknya Fleming yang masih kecil muncul di pintu rumah pertanian.

"Apakah dia anakmu?" orang itu bertanya.

"Ya," kata Fleming bangga.

"Aku punya ide. Biarkan saya membayar untuk pendidikannya.. Jika diaseperti ayahnya, dia akan  tumbuh menjadi seorang pria yang kita berduabisa dibanggakan."

Dan demikianlah dilakukannya. Putra petani itu masuk sekolah terbaik,lulus kuliah kedokteran, dan kemudian menjadi terkenal di dunia sebagai pemenang hadiah nobel ilmuwan dan penemu  penisilin,  Sir Alexander Fleming.

Hal ini terungkap bertahun-tahun kemudian, pria dewasa yang sudahdiselamatkan dari rawa saat masih kecil itu, terserang pneumonia.

Penisilin menyelamatkan nyawanya. Namanya? Sir Winston Churchill, sang Perdana Menteri Inggris yang terkenal itu.

(Saya ulangi ini adalah legenda urban - bukan kisah nyata - jadi saya sarankan Anda menyampaikannya seperti itu ketika menceritakannya.) 

Tanggungjawab Seorang Manager

Action-Centred Leadership model yang digambarkan oleh Adair dengan diagram 'tiga lingkaran', megilustrasikan 3 inti tanggung jawab manajemen, yakni: Menyelesaikan ugas, Mengelola Team atau Kelompok, dan Mengelola Individu.

1. Tanggungjawab seorang manager dalam menyelesaikan tugas

• • Menentukan tujuan dan visi dari kelompok, menentukan maksud dan arahan, serta identifikasi aktivitas (Tugas)
  • identifikasi sumberdaya, manusia, proses, sistem dan peralatan (termasuk finasial, komunikasi, IT)
  • Membuat rencana untuk menyelesaikan tugas, termasuk pengiriman, pengukuran, jadwal waktu, strategi dan tatik.
  • Menetapkan tanggungjawab, saaran, akuntabilitas, dan delegasi wewenang.
  • Menetapkan standar, kualitas, parameter laporan dan waktunya.
  • Mengawasi dan menjaga aktivitas sesuai parameter yang ditetapkan.
  • Memonitor dan menjaga kinerja secara keseluruhan sesuai rencana.
  • Melaporkan perkembangan pencapaian kelompok.
  • Mereview, evaluasi, menyesuaikan rencana, metoda dan target bila diperlukan

2. Tanggungjawab seorang manager dalam mengelola team

• • Menetapkan, menyetujui dan mengkomunikasikan standar kinerja dan perilaku.
  • Menetapkan gaya, pendekatan budya, atau elemen soft skill
  • Memonitor dan menjaga disiplin, etika, integritas dan fokus pada tujuan
  • Mengantisipasi dan menyelesaikan konflik, perdebatan atau ketidak-kompakan.
  • Menkaji dan merubah, bila perlu, keseimbangan dan komposisi kelomok.
  • Membangun team kerja, kerjasama, moral dan semangat team.
  • Mengembangkan kapabilitas dan maturitas klektif kelompok, yang secara progresif meningkatkan kebebasan dan otoritas kelompok.
  • Merangsang team menuju sasaran dan tujuan, atau memotivasi kelompokserta mewadahi sadar akan tujuan secara bersama.
  • Identikasi, mengembangkan dan menyetujui peran team serta peran pimpinan proyek dalam kelompok.
  • Memampukan, mefasiltasi, dan menjamin komunikasi efektif baik internal maupun eksternal kelopok.
  • Identifikasi, dan memenuhi kebutuhan trainig kelompok.
  • Memberi umpan balik (feedback) kepada kelompok tentang kemajua secara keseluruhan, berkonsultasi dan mencari masukan dari kelompok.

3. Tanggungjawab seorang manager dalam mengelola Individu

• • Memahami anggota team sebagi sebuah individu - kepribadian, keterampilan, kekuatan, tujuan, dan kekuatiran mereka.
  • Membantu dan menduukng idividu - rencana, masalah, tantangan, naik dan turunnya kinerja merka.
  • Identifikasi dan menyetujui tujuan dan tanggungjawab individu sepantasnya.
  • Memberikan pengakuan dan memuji individu - menghargai usaha dan kerja yang baik.
  • Jika memungkinkan, beri imbalan dengan tanggungjawab yang lebih besar atau kenaikan status.
  • Identifikasi, mengembangkan dan menggunakan kekuatan dan kapabilitas anak buah.
  • Latih dan kembangkan individu anggota kelompok.
  • Mengembangkan otoritas dan kebebasan anak buah.

Nenek Baik Hati

Suatu sore hari, seorang nenek yang sedang membawa belanjaan berat, melihat dua bocah lelaki di depan tangga pintu sebuah rumah. Dengan tas di punggung mereka dan seragam sekolah, tampak jelas mereka sedang pulang sekolah. Kedua anak itu berjingkat mencoba meraih bel pintu dengan sebuah tongkat.

"Anak-anak yang malang, mereka tidak bisa masuk," pikir si nenek, "Orangtua jaman sekarang memang kurang perhatian."

Jadi, ia melangkah naik tangga menjuju pintu, lalu mengulurkan tangannya dan menekan bel dengan mantap dan lama.

Kedua anak lelaki itu terkejut, berbalik dan berteriak "Cepat, lari!" dan segera menghilang di balik tembok halaman.

Pendeta dan Petani

-->
Seorang buruh tani tua berjalan dengan susah payah melalui salju yang membekukan beberapa kilo meter menuju sebuah kapel untuk mengikuti ibadat hari Minggu. Tak seorangpun yang datang dan ada disana, kecuali pendetanya. 

"Saya tidak yakin cukup berharga untuk tetap melakukan ibadat, - mungkin lebih baik kita pulang ke rumah kita yang hangat dan menikmati minuman panas?" tanya si pendeta, mengharapkan reaksi yang saling menguntungkan dari pengunjung satu-satunya ini.

"Ah, saya cuma petani sederhana," kata si buruh, "Tetapi waktu aku memberi makan ternakku, dan hanya ada satu yang datang, saya pasti tidak akan meninggalkannya kelaparan."

Si pendeta yang merasa malu dengan sindiran itu memberikan pelayanan ibadat, - semua ritual, lagu dan bacaan injil, membunyikan bel dan lain-lain, yang seluruhya berjalan 2 jam diselesaikannya dengan baik. Ia merasa puas dan bangga, tak satupun detil yang terlewatkan. Tugasnya telah dijalankan dengan baik. Si pendeta mengucapkan terimakasih kepada petani tua itu atas pembelajaran berharga yang diperolehnya.

"Apakah tadi itu ok?" tanya si pendeta saat mereka berdua berjalan pulang.

"Ah saya cuma petani sederhana," kata si buruh, "Tetapi kalau saya memberi makan ternak-ternakku dan jika cuma ada satu yang lapar, saya tidak akan memaksanya memakan semua makanan yang saya siapkan untuk seluruh ternak..."

Dari pelajaran diatas saya kira anda sudah sangat memahami maksudnya, yakni segala sesuatunya harus disesuaikan dengan kebutuhan bukan karena tugasnya demikian lalu harus melakukan seluruhnya.


-->