TanggunJawab First Line Manager (manajer Lini Pertama)

brought to you by Sumber Ilmu-Sumber Kearifan

(Apa Yang Diharapkan oleh Atasan dan Bawahan)

Manajer Lini Pertama (supervisor/ kepala kelompok/team leader dsb) mempunyai beberapa tanggung jawab kepada orang-orang disekitarnya seperti bos nya sendiri, anak buahnya, atau dari dirinya sendiri – tentang apa yang mereka harapkan dari dia sebagai seorang manajer lini pertama.  Berikut ini daftarnya:

Apa yang diharapkan oleh pimpinan diatasnya  :

·       Tugas dan proyek diselesaikan tepat waktu dan tepat anggaran

·       Selalu mengetahui informasi tentang perkembangan di bagiannya dan juga setiap masalah yang timbul di bagiannya.  

·       Menyampaikan pendapat kepada atasan jika menilai atasannya salah atau kurang tepat (jangan diam saja).

·       Mempertahankan posisi pimpinan/organisasi saat berbicara dengan anak buahnya

·       Menyaring dan mengkomunikasi informasi yang sesuai kepada anak buahnya agar mereka mengetahui gambaran besarnya

·       Selalu mencari cara agar lebih efisien

Apa yang diharapkan oleh anak buahnya:

·       Menetapkan standar/target yang realistis

·       Memberikan feedback yang seimbang termasuk penghargaan dan pengakuan terhadap usaha dan pencapaian yang telah dilakukan oleh anak buah

·       Berlaku adil dan masuk akal terhadap semua anak buah. Tidak ada anak emas

·       Menyediakan pelatihan dan pengembangan yang diperlukan

·       Selalu memberikan informasi kepada anak buah tentang kemajuan dibandingkan dengan jadwal yang telah ditentukan, dan aspek-aspek lain yang terkait dengan pekerjaan mereka

·       Melibatkan mereka dalam pengambilan keputusan yang sesuai

·       Memahami kebutuhan  dan motivasi anak buah serta kondisi yang membuat mereka puas

·       Mendengarkan dan berempati secara tulus

·       Memberikan alasan untuk setiap keputusan dan kebijakan

·       Mewakili pandangan, ide, dan perasaan mereka dihadapan otoritas yang lebih tinggi

·       Memelihara linkungan kerja yang aman dan nyaman

 

Dari dirinya sendiri:

·       Menjadi teladan yang positif / Be a positive role model

·       Memenuhi juga standar yang dia minta anakbuahnya memenuhinya

·       Mengenali, dan jujur tentang hal-hal yang masih harus dikembangkannya (kekurangannya) dan mencari bantuan dari orang lain

·       Mengakui bahwa dia tidak dapat mengerjakannya seorang diri semuanya

·       Menyadari bahwa dia disini tidak untuk disukai

·       Memelihara keseimbangan hidup (tahu batas kerja)

·       Berbicara bila terjadi ketidakadilan

brought to you by Sumber Ilmu-Sumber Kearifan

Orang Penting di Perusahaan

brought to you by Sumber Ilmu-Sumber Kearifan

Sebuah perusahaan  besar  mempekerjakan  beberapa  orang kanibal.  "Anda semua adalah bagian dari tim kami sekarang," kata manajer  SDM  pada saat briefing penyambutan. "Anda mendapatkan semua manfaat  seperti biasa dan Anda dapat pergi ke kantin untuk makan sesuatu, tapi tolong jangan makan karyawan lainnya."  Para kanibal berjanji mereka tidak akan melakukan itu.

Beberapa minggu kemudian atasan yang membawahi para kanibal  berkata, "Kalian semua sudah bekerja sangat keras, dan saya puas  dengan Anda. Namun, salah satu sekretaris kami telah menghilang.  Apakah ada di antara kalian tahu apa yang terjadi  padanya?."  Para kanibal menggeleng semuanya, "Tidak," kata mereka.

Setelah atasan itu pergi, pemimpin kanibal berkata kepada mereka dengan marah, "Sial, siapa si idiot dari kalian yang makan sekretaris itu?"

Sebuah tangan naik ragu-ragu untuk mengaku. "Kamu bodoh!" kata si pemimpin, "Selama berminggu-minggu kami sudah makan banyak manajer dan tak seorang pun memperhatikan mereka, tapi siiiaaalll, kamu malah makan orang yang penting! ..."

brought to you by Sumber Ilmu-Sumber Kearifan

Latihan: SURVEI PENGARUH MANAJER

Latihan ini bertujuan untuk mengidentifikasi kadar pengaruh yang Anda miliki sebagai manajer. Untuk setiap pernyataan tunjukkan tingkat kemungkinannya dengan mencentang kolom penilaian sesuai dengan nomor yang menunjukkan skala besaran kemungkinannya, sebagai berikut:

1 = Sangat Kecil    2 = Kecil     3 = Sedang    4 = Besar    5 = Sangat Besar

Misalnya pada pernyataan no.1 anda mencentang kolom dibawah angka penilaian 4, berarti BESAR kemungkinannya bahwa bawahan anda mau bekerjasama dengan anda karena takut atas sanksi yang anda berikan.

No	Seberapa besar kemungkinan bahwa:
		PENILAIAN
		1	2	3	4	5
1	Bawahan mau bekerjasama dengan saya karena mereka takut atas sanksi yang dapat saya berikan
2	Bawahan mau bekerjasama dengan saya karena wewenang yang saya miliki sebagai manajer
3	Bawahan mau bekerjasama dengan saya karena memandang saya memiliki keahlian yang dapat memperlancar pekerjaan mereka
4	Bawahan mau bekerjasama dengan saya karena saya dapat memberikan imbalan yang mereka butuhkan misalnya pujian, insentif uang, usul promosi atau penghargaan.
5	Bawahan mau bekerjasama dengan saya karena mereka mengagumi kepribadian saya.
6	Bawahan mau bekerjasama dengan saya karena mereka memerlukan informasi penting yang dapat membantu mereka dalam melaksanakan pekerjaan mereka.
7	Bawahan mau bekerjasama dengan saya karena mereka merasa bahwa saya memiliki koneksi dengan orang penting di dalam atau di luar organisasi

Sumber Pengaruh Pemimpin

Terdapat dua sumber pengaruh bagi seorang pemimpin, yakni pengaruh pribadi dan pengaruh kedudukan.

Pengaruh Pribadi
Pengaruh ini diperoleh pemimpin dari orng-orangnya. Kemmpuan mempengaruhi ini timbul dari rasa senang, kagum, yakin, hormat, atau percaya dari orang-orang yang dipengaruhinya. Pengaruh ini timbul dari tingkat kedekatan, keteriktan, atau hubungan baik antara pemimpin dan para pengikutnya (atau anatara tasan dan bawahan).

Jenis pengaruh ini diperkuat atau diperlemah oleh sejauh mana pengikut memandang bahwa tujuan mereka sama atau setidaknya bergantung pada upaya pemimpin mencapai tujuannya. Karena itu pengaruh ini dapat dimiliki dan dapat pula hilang dari seseorang.

Pengaruh Kedudukan
Pengaruh ini berupa kekuasaan yng dimiliki seseorang atas dasar jabatan yang didudukinya dalam organisasi. Seseorang yang karena jabatannya dalam organisasi disebut sebagai manajer memiliki kekuasaan untuk mempengaruhi perilaku orang lain yakni bawahannya.

Dengan jabatannya, seseorang dapat memberi imbalan, hukuman atau sanksi bagi orang-orng yng dikelolanya. Pengaruh ini biasanya berasal dari tingkat atas organisasi dan semakin ke bawah dalam struktur organisasi pengaruhnya semkin menyusut. Seperti halnya pengaruh pribadi, pengaruh karena kedudukan inipun dapat hilang dari seseorang, bahkan lebih rentan begitu jabatan yang dipegangnya lepas.

Seorang manajer yang efektif memiliki kedua sumber pengaruh tersebut dan menggunakannya dengan bijaksana, baik bagi kepentingan organisasi dan orang-orang yang dikelolanya maupun bagi kepentingannya sendiri.

Berikut adalah penjelasan masing-masing unsur dari kedua sumber pengaruh diatas:

• Keahlian. Pengaruh ini didasrkan atas keahlian, keterampilan dan pengetahuan yang dimiliki seseorang yang menimbulkan rasa hormat dan kagum sehingga mempengaruhi orang lain. Manajer yang berkeahlian tinggi dipandang memiliki keterampilan yang memperlancar bawahan dalam melaksanakan pekerjaan mereka. Jabatan seseorang tidak otomatis memberikannya keahlian yang diperlukan. Oleh karena itu keahlian dipandang sebagai pengaruh yang sifatnya pribadi yang dapat diperoleh melalui pendidikan, pelatihan dan pengalaman.
• Kepribadian. Pengaruh ini didasarkan pada ciri-ciri seseorang. Manajer yang tinggi pengruh kepribadinnya, pada umumnya disukai dan dikagumi karena sifat dan sikapnya yang menarik. Rasa suka dan kagum ini pada gilirannya akan mempengaruhi orang lain.
• Paksaan. Paksaan pada umumnya didasarkan pada rasa takut. Sesorang dipandang memiliki pengaruh atas dasar paksaan jika orang lain melakukan keinginannya karena khawatir akan sanksi yang diterimanya jika tidak patuh. Manajer biasanya dapat memaksakan keinginannya karena jabatannya itu memberikan kekuasaan baginya memberikan penilaian dan sanksi kepada anak buah yang tidak mematuhinya.
• Wewenang. Pengaruh ini didasarkan atas kedudukan seseorang dalam organisasi. Biasanya, makin tinggi kedudukan seseorang makin besar pula wewenangnya. Manajer memiliki pengaruh ini karena jabatannya mengandung wewenang yang memungkinkannya untuk memerintah bawahan melakukan sesuatu.
• Imbalan. Pengaruh ini didasarkan pada kemampuan seseorang untuk menyediakan imbalan kepada orang lain yang merasa kepatuhannya akan mendapatkan imbalan yang positif seperti promosi, insentif uang, pengakuan, penghargaan, maupun pujian.
• Informasi. Pengaruh ini didasarkan pada informasi yang dimiliki seseorang dan orang lain memandangnya bernilai. Kepemilikan informasi memiliki daya pengaruh terhadap orang lain karena mereka merasa memerlukannya.
• Koneksi.  Pengaruh ini didasarkan pada hubungan seseorang dengan orang-orang yang berpengaruh di dalam atau di luar organisasi. Seseorang yang memiliki koneksi luas dapat mempengaruhi orang lain karena mereka ingin memperoleh manfaat atau tidak ingin tertimpa konsekuensi dari koneksi orang yang berkuasa.

Lanjut ke Latihan Sumber Pengaruh

Kepemimpinan Yang Efektif

Kepemimpinan adalah hal yang penting dalam proses kerjasama diantara sesama manusia untuk mencapai tujuan tertentu. Kepemimpinan juga dapat dikatakan sebagai energi yang memotori setiap usaha bersama.

Manajer yang memimpin secara efektif adalah manajer yang memberikan model untuk diteladani, yang memotivasi anak buah untuk mengendalikan dan mengembangkan diri mereka sendiri. Manajer seperti ini menimbulkan keinginan bawahan untuk bekerjasama, menggunakan sumber pengaruh yang dimiliki dengan bijaksana, dapat mengarahkan dan berkomunikasi, dapat membangun dan mempertahankan disiplin, serta dapat memotivasi dan meningkatkan semangat kerja.

Topik-topik yang dibahas meliputi:

• Hakikat Kepemimpinan
• Sumber Pengaruh Kepemimpinan
• Latihan: Sumber Pengaruh Manajer
• Gaya Kepemimpinan Manajer
• Latihan:  Gaya Kepemimpinan Manajer
• Faktor Penentu Kepemimpinan
• Latihan: Tingkat Perkembangan Bawahan
• Kepemimpinan dan  Tingkat Perkembangan Bawahan
• Manajer Sebagai Pengembang SDM
• Kesimpulan
• Latihan: Identifikasi Gaya Kepemimpinan Manajer

Klik butir diatas untuk membaca lebih jauh.

Analisis Pengembangan Diri

1. Peran saya yang sangat kuat/sangat tinggi nilainya adalah (nama peran) ...................... ................................... ....................................... ........................................
2. Kekuatan dari peran yang saya miliki bagi kelancaran pelaksanaan tugas sebagai seorang supervisor/manager adalah .................................... ................................. ................................................ ...................................... ............................................ ..................................... ...........................................
3. 3.      Kesulitan/kelemahan apa yang terjadi bila peran itu terlalu sering saya gunakan? .................................... ....................................... ........................................ .............................................. .................................................. ................................. ....................................
4. 4.      Peran saya yang nilainya sangat rendah adalah ............................. ......................... ............................... ............................ ....................................... ..........................................
5. 5.      Kesulitan/kelemahan apa yang terjadi bila peran itu sangat jarang saya gunakan? ............................. .................................... ...................................... ................................. .............................. ............................. ..................................... ............................. ...........................
6. 6.      Keuntungan apa yang saya peroleh jika peran yang nilainya rendah itu sering saya gunakan? ............................ ............................... ...................................... ......................................... ................................ ........................................ .................................. ....................................

Kembali ke Peran Supervisor/Manager

Umpan Balik Bagi Manager/Supervisor

Petakan peran anda dalam skala sebagaimana gambar radar berikut ini:

No	PERAN	KEKUATAN	KELEMAHAN
1	INOVATOR – Nilai .............. menyediakan suasana bagi terwujudnya kemajuan, mempunyai impian yang ingin diwujudkan di masa y.a.d, mendorong terjadinya inovasi.	Memiliki kemampuan melaksanakan inovasi, perubahan, menyesuaikan perkembangan keadaan	Bila terlalu kuat, cenderung sering melakukan uji coba. Bila terlalu lemah: Konservatif (tidak suka berubah)
2	BROKER – Nilai ............... Menjaga agar pihak diluar unit kerjanya tetap menganggap wibawa, menjaga agar unit kerjanya tetap mempunyai bahan kerja yang mencukupi dan bermutu tinggi. Menjaga reputasi, pandai bernegosiasi, cakap menjual ide	Cakap dalam memberikan pengaruh, bernegosiasi, mencari bahan kerja.	Bila terlalu kuat: Politis Bila terlalu lemah: Ide-idenya jarang terlaksana
3	PRODUCER – Nilai .................. Menjamin terwujudnya semangat dan produktivitas kerja yang tinggi, mendorong anak buah bersedia menerima tanggung jawab, menyelesaikan tugas tepat waktu, efisien dn bermutu tinggi	Dapatmemenuhi standar produksi, menghasilkan keuntungan yng besar, dapatmenggerakkan tindakan.	Bila terlalu kuat: Cenderung memperdaya anak buah Bila terlalu lemah: Produktivitas kerja rendah, kurang cakap dalam memecahkan masalah.
4	DIRECTOR – Nilai ................ Dapatmerencanakan kegiatan dengan baik, menetapkan tujuan yang ingin dicapai, memecahkan masalah dengan baik, menetapkan kebijakan, menilai prestasi kerja,dapat memberi perintah dengan baik	Cakap dalam membuat perencanaan, pandai menentukan prioritas kegiatan	Bila terlalu kuat: segala sesuatunya diatur, kurang peka terhadap kebutuhan pribadi anak buah. Bila terlalu lemah: terlalu memanjakan anak buah, tidak mempunyai kebijakan yang jelas dan tegas
5	COORDINATOR – Nilai ......... Dapat menjaga kekompakan proses penyelesaian suatu pekerjaan dan hubungan arus pekerjaan antara unit kerja yng dipimpinnya dengan unit kerja lain yang berkiatan.	Cakap dalam menjaga keharmonisan dan dinamika suasana kerja	Bila terlalu kuat: mempertahankan status quo/ keadaan tidak peka terhadap perubahan yang terjadi Bila terlalu lemah: suasana kerja tidak stabil
6	MONITOR – Nilai ........... Mengetahui perkembangan keadaan yangterjadi pada unit kerjnya, memantau prestasi kerja anak buah, cermat dalam mengolah informasi, logis dalam memecahkan masalah	Dapat mengukur dengan baik kemajuan prestasi kerja unit kerja yang dipimpinnya.	Bila terlalu kuat:  kaku dalam mengikuti prosedur, sangat berhati-hati dalam setiap situasi. Bila terlalu lemah: tidak mempunyai informasi yang cukup untuk pengambilan keputusan dan pengukuran prestasi kerja anak buah
7	FACILITATOR – Nilai ......... Dapat menengahi perbedaan pendapat, terampil memupuk kerjasama,terampil mendorong tumbuhnya partisipasi anak buah dalam pemecahan masalah	Terampil dalam menangani perbedaanpendapat dan membangun kerjasama kelompok	Bila terlalu kuat: terlalu sering mengadakan rapat, lamadalam diskusi Bila terlalu lemah: semangat kerja anak buah rendah, komunikasi kurang lancar
8	MENTOR – Nilai ................. Dapat meningkatkan kecakapan kerja anak buah, memberikan pengarahan dan bimbingan kepada anak buah ketika mengalami kesulitan	Pandai menumbuhkan semangat kerja dan partiswipasi anak buah	Bila terlalu kuat: cepat mengalah, pemaf, anak buah sangat bebas menentukan segala kemauannya Bila terlalu lemah:  kurang perhatian terhadap upaya pengembangan pengetahuan dan keterampilan kerja anak buah.